Comment utiliser une caisse enregistreuse à écran tactile ?

Date de publication : 17 août 2020

caisse tactile

Que vous soyez un nouveau propriétaire d’entreprise qui n’a jamais utilisé de caisse enregistreuse auparavant, ou un propriétaire expérimenté qui n’a utilisé qu’une caisse enregistreuse électronique traditionnelle, entrer dans le monde des caisses enregistreuses à écran tactile peut être un peu déroutant.

Utilisation de votre caisse tactile

Mais croyez-nous, cela en vaut la peine. Si vous investissez un peu de temps maintenant pour vraiment comprendre le fonctionnement de votre nouvelle caisse enregistreuse, vous en récolterez les fruits en bout de ligne : vitesse de transaction plus rapide, suivi plus précis des employés, gestion simplifiée des stocks et connaissance approfondie des performances financières de votre entreprise.

Pour vous aider à vous familiariser avec votre nouvelle caisse enregistreuse afin que votre petite entreprise puisse constater ces avantages le plus rapidement possible, nous avons élaboré ce guide qui vous montrera exactement comment utiliser une caisse enregistreuse à écran tactile.

Configurez votre système

La première chose à faire est d’installer votre nouvelle caisse enregistreuse à écran tactile. C’est également le point de ce guide où nous voulons clarifier un détail. Les secteurs du commerce de détail, de la restauration et des paiements appellent généralement les caisses enregistreuses à écran tactile des systèmes de point de vente (POS). Afin de maintenir la cohérence avec ces secteurs, nous allons faire de même.

Si vous avez décidé d’acheter un système de point de vente moderne qui fonctionne sur un iPad ou une tablette Android, le processus d’installation devrait être assez simple. Vous devrez brancher votre appareil, l’allumer et télécharger l’application d’enregistrement de votre système sur l’App Store ou le Google Play Store. Il est également possible que votre application d’enregistrement soit préchargée sur votre tablette.

Avant de commencer à utiliser votre registre, vous devez vous connecter à l’application de back-office de votre système et configurer le reste de votre système de point de vente. Ce logiciel de back-office vous permet d’ajouter des stocks, de configurer les taux d’imposition, d’ajouter de nouveaux employés, d’examiner des rapports et, d’une manière générale, de gérer votre entreprise. Dans les systèmes plus modernes, cette application est généralement accessible à l’aide d’un navigateur web sur un ordinateur portable ou de bureau.

Lorsque la partie logicielle de votre système est prête à fonctionner et que le registre de votre tablette fonctionne, la prochaine chose que vous voudrez faire est de configurer vos périphériques matériels. Pour la plupart des entreprises, cela comprendra au minimum un tiroir-caisse, un lecteur de cartes de crédit et une imprimante de reçus.
Si vous exploitez un commerce de détail, vous pouvez également disposer d’un lecteur de codes barres. Si vous êtes un épicier ou si vous vendez des articles au poids, vous pouvez aussi avoir une balance qui se connecte à votre système.

Généralement, ces appareils se connectent à votre appareil soit avec un cordon, soit sans fil via Bluetooth. Avant d’ouvrir vos portes, nous vous recommandons d’effectuer quelques transactions de test pour vous assurer que tout votre matériel et vos logiciels fonctionnent correctement.

Transactions en cours

Une fois votre système configuré et vos portes ouvertes, la prochaine chose que vous ferez probablement sera d’effectuer une transaction en direct. Avant cela, vous devrez vous connecter à l’application d’enregistrement sur votre tablette. En général, il faut pour cela saisir un code PIN. Cela vous permet de relier toutes les transactions et les données associées (ventes, retours, remises) à votre compte. C’est un outil utile pour vous aider à gérer vos employés, en particulier si vous voulez un enregistrement de l’activité du registre de chaque employé.

Une fois cela fait, vous êtes prêt à effectuer des transactions. Pour effectuer une transaction, la première étape consiste à saisir l’article que le client achète dans le registre. Vous pouvez le faire de différentes manières. Le moyen le plus simple et le plus rapide est de scanner le code à barres ou le CUP à l’aide d’un lecteur de codes à barres.
Toutefois, si vous n’en avez pas ou si vous gérez un restaurant (une situation où un scanner n’aurait aucun sens), vous devrez soit rechercher l’article à l’aide des boutons à l’écran, soit le rechercher à l’aide du clavier à l’écran.

Une fois que vous avez ajouté l’article ou les articles à la transaction, il ne reste plus que quelques étapes à franchir. Vous devrez appliquer les remises qui pourraient être valables à la transaction du client, puis sélectionner le type d’offre du client et encaisser le paiement. Parmi les types d’offres les plus courants, on trouve les paiements en espèces, par débit, par crédit ou par téléphone intelligent comme Apple Pay.

Si votre client a réglé sa commande en espèces, vous devrez lui rendre la monnaie qui lui est due et, pour tous les types d’offres, lui demander s’il souhaite recevoir son reçu et comment. Avec la plupart des systèmes de point de vente modernes, vous pourrez imprimer ou envoyer par e-mail le reçu au client.

Si le client choisit l’option e-mail, vous devrez le rechercher dans la base de données clients de votre système. S’il s’agit d’un nouveau client, vous devrez l’ajouter, en recueillant son adresse électronique. C’est une étape importante car vous pouvez alors ajouter le client à votre liste de marketing par courrier électronique et lui envoyer des promotions et autres courriers électroniques de marketing destinés à l’inciter à acheter à nouveau chez vous.

Si le client décide de régler ses achats avec une carte de crédit ou de débit, vous voudrez soit la glisser dans votre lecteur, soit l’insérer dans votre lecteur s’il s’agit d’une carte compatible EMV. Le processus est similaire pour les transactions par smartphone.
Normalement, le client tient simplement son téléphone au-dessus de votre lecteur et authentifie la transaction avec le lecteur d’empreintes digitales de son téléphone ou un code PIN. À partir de là, vous devrez suivre le même processus de réception que pour une transaction en espèces.

Fermer votre service

Après une journée bien remplie passée à effectuer des transactions pour des clients, il y a quelques petites choses que vous voudrez faire avant d’éteindre les lumières et de rentrer chez vous pour la nuit. Tout commence avec la fermeture de votre service. Normalement, c’est un processus rapide. Il vous suffit de naviguer dans l’interface de votre application de registre jusqu’à ce que vous trouviez le bon bouton. Appuyez dessus et vous commencerez le processus de fermeture de votre quart de travail.

Sur la plupart des systèmes de point de vente modernes, la fermeture d’une équipe vous oblige à saisir le montant d’argent liquide restant dans le tiroir-caisse. Cela garantit une comptabilité précise au jour le jour. Une fois que vous avez entré le montant de l’argent dans l’application de caisse, vous pouvez fermer le service.

À partir de là, vous voudrez imprimer un rapport Z. Ce rapport vous donne un résumé de toute l’équipe. Il vous indiquera également si le montant du tiroir-caisse que vous venez d’entrer est supérieur ou inférieur au montant prévu. Si vous avez moins d’argent liquide que prévu, cela peut être le signe que vous avez un problème de vol par un employé, c’est donc quelque chose que nous vous recommandons d’examiner.

En plus du montant d’ouverture et de fermeture de la caisse, le rapport Z vous montrera d’autres informations de haut niveau qui vous aideront à comprendre l’activité de la journée. En voici quelques exemples :

Ventes par appel d’offres

Le total des ventes de la journée, ventilé par type d’appel d’offres, comme les ventes au comptant et à crédit.

Retours

Le total des retours de la journée, ventilé par type d’appel d’offres, par exemple en espèces et à crédit.

Remises

Le total des remises de la journée, ventilé par type d’offre, par exemple en espèces ou à crédit.

Dépôts

Le montant d’argent liquide retiré de la caisse pour être déposé dans un coffre-fort ou une banque.

Pay Ins

Le montant d’argent liquide que vous avez ajouté dans le tiroir pendant la journée (par exemple, vous avez ajouté un rouleau de pièces pour la monnaie).

Une fois que vous avez imprimé votre rapport Z, la toute dernière chose que vous souhaitez faire est de pointer à la sortie de l’application de caisse enregistreuse pour terminer votre journée de travail.
Il est temps de rentrer chez vous pour vous reposer et vous détendre.